🦋 Ücretsiz Ortak Sınav Kelebek Dağıtım Sistemi Kullanım Kılavuzu
Okullarımızda ortak sınav dönemlerinde en büyük iş yüklerinden biri olan "Öğrenci Sınav Yeri Dağıtımı"nı (Kelebek Sistemi) saniyeler içinde yapabileceğiniz, tamamen ücretsiz ve web tabanlı aracımızın kullanım detayları aşağıdadır.
Bu sistem kurulum gerektirmez, E-Okul'dan aldığınız Excel listeleriyle doğrudan çalışır ve verilerinizi sunucuya göndermeden tarayıcınızda işler (KVKK dostudur).
Sistemin çalışması için öğrencilerinize ait listeyi E-Okul'dan Excel formatında indirmeniz gerekmektedir.
- E-Okul'a girin: Öğrenci İşlemleri > Yazdır bölümüne gidin.
- Rapor Seçimi: "Şube Listesi öğrenci no sıralı" seçin
- İndirme: Raporu Excel (Sadece veri) formatında bilgisayarınıza indirin.
Sistemi açtığınızda karşınıza çıkan "📂 Excel Yükle (E-Okul)" kutusuna tıklayın ve indirdiğiniz dosyayı seçin.
- Sistem, dosyanızı otomatik olarak tarayacak (Tank Modu) ve öğrencileri sınıflarına göre ayıracaktır.
- İpucu: Yükleme tamamlandığında kaç öğrenci bulunduğu ekranda yazacaktır.
Eğer Excel listenizde olmayan (örneğin Seçmeli Ders sınıfları) öğrenciler varsa:
- "Manuel Sınıf Ekle" butonuna tıklayın.
- Excel'den veya başka bir yerden Öğrenci No, Ad Soyad, Sınıf sütunlarını kopyalayın.
- Açılan kutuya yapıştırın ve "Listeye Ekle" deyin.
- Örnek Format:
205 Ahmet Yılmaz 11/F
Ekranın üst kısmındaki kutucuklara sınav bilgilerini girin:
- Okul Adı, Sınav Adı, Tarih ve Saat: Bu bilgiler çıktılarınızın başlığında görünecektir.
- Varsayılan Ders Adı: Buraya yazdığınız ders (Örn: Matematik), aşağıda listelenen tüm sınıflara otomatik uygulanır.
- Farklı Sınavlar İçin: Eğer bazı sınıflar farklı bir dersten sınava girecekse (Örn: 11/D sınıfı Matematik değil de "Seçmeli TDE" olacaksa), ilgili sınıfın yanındaki kutucuğa dersin adını elle yazabilirsiniz.
Tüm ayarlar tamamsa "🦋 Dağıt" butonuna basın.
- Sistem, öğrencileri karıştıracak ve yan yana aynı sınıf seviyesinden (Örn: iki 9. sınıf öğrencisi) gelmeyecek şekilde salonlara yerleştirecektir.
- Dağıtım bittiğinde listeler otomatik olarak ekrana gelir.
Sistem iki tür rapor sunar. İlgili sekmeye geçip yazdır butonuna basmanız yeterlidir.
- Salon Listeleri: Her sınav salonu için ayrı ayrı hazırlanmış, gözetmen imza sirküsü içeren listelerdir. Sayfa altında o salondaki kağıt sayıları (Örn: 9 Mat: 12 Adet, 10 Fizik: 8 Adet) özet olarak gösterilir.
- Sınıf Listeleri: Sınıf kapılarına veya panoya asmak için, öğrencilerin hangi salonda ve hangi sırada sınava gireceğini gösteren listelerdir.
Not: Çıktılar A4 kağıdına tam sığacak şekilde optimize edilmiştir. Yazıcı ayarlarından "Kenar Boşluklarını: Yok veya Minimum" yaparsanız en iyi sonucu alırsınız.
Çalışmanız yarım kaldıysa veya aynı öğrenci listesiyle başka bir sınav yapacaksanız:
- Verileri Yedekle: Bu butona bastığınızda bilgisayarınıza bir
.jsondosyası iner. Bu dosya tüm ayarlarınızı ve öğrenci listenizi içerir. - Verileri Yükle: Daha sonra sisteme tekrar girdiğinizde bu dosyayı seçerek kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.